Warum barrierefreie PDFs?

Abgesehen von der rechtlichen und menschlichen Komponente, Dokumente für jeden gleichwertig zugänglich zu machen, haben barrierefreie Dokumente auch Vorteile für Unternehmen. Wenn Sie versuchen Text aus einem regulären (nicht mit Tags versehenen) PDF zu kopieren und in einer anderen Anwendung einzusetzen, wird Ihnen auffallen, dass jede Zeile aus einem eigenen Absatz besteht. Bei barrierefreien Dokumenten ist Ihr Text jedoch in einem korrekten Textfluss vorhanden. Das wirkt sich auch auf die SEO-Tauglichkeit dieser Dokumente aus, da Inhalte aus barrierefreien Dokumenten besser auffindbar sind.

Ganzheitlicher Ansatz

Bei der Gestaltung von Dokumenten sollte der Aspekt der Barrierefreiheit von Anfang an mitgedacht werden. Es gibt bestimmte Dinge, die zum Erreichen eines barrierefreien PDFs – aus zum Beispiel InDesign – beachtet werden sollten:

• Verwendung von Formaten
• Einsatz von Listen-, und Fußnotenfunktionen
• falls vorhanden, das Erstellen eines generierten Inhaltsverzeichnisses
• korrekte Verwendung von Tabellen
• Eintragung relevanter Dokumentinformationen
• Zuweisung entsprechender Export-Tags
• Hinterlegung von Alternativtexten für Abbildungen

Um ein PDF/UA-konformes Dokument direkt aus InDesign exportieren zu können, hilft Ihnen das Plugin »MadeToTag« der Firma axaio. Manche Tags (wie z. B. das »Caption«-Tag für Bildunterschriften) werden aktuell noch nicht von InDesign unterstützt und müssen in Adobe Acrobat im sogenannten Tag-Baum nachträglich manuell ergänzt werden. Das ist jedoch für einen semantisch korrekten Aufbau notwendig.

Prüfwerkzeuge

Wenn Sie ein PDF mit Tags erstellt haben, können Sie mit dem kostenlosen Plugin pdfGoHTML in Acrobat die Dokumentstruktur anzeigen lassen. Das gibt Ihnen einen guten Aufschluss darüber, ob Sie eine korrekte Semantik in Ihrem PDF erreicht haben. Lesen Sie dazu mehr in meinem Artikel »Tag-Struktur von InDesign-Dokumenten prüfen«.

Adobe Acrobat bietet als ersten Schritt zur Barrierefreiheit Ihres PDF-Dokuments eine Prüfung an, in der spezifische Kriterien unter anderem zum Dokument, dem Seiteninhalt (Tags, Links, etc), Alternativtext, Tabellen, Listen und Überschriften geprüft werden.

Um ein barrierefreies PDF, das auch dem Standard PDF/UA (Universal Accessibility) entspricht, zu erhalten, sollten Sie Ihr PDF mit dem kostenlosen Prüfwerkzeug PAC (PDF Accessibility Checker) von axes4 testen. Mit dem PAC werden die technischen Anforderungen für ein PDF/UA-konformes Dokument überprüft. Ist alles fehlerfrei, können Sie einen Bericht erstellen lassen. Dieser bestätigt, dass es sich um ein PDF/UA-konformes Dokument handelt.

Eine gute Erklärung zu barrierefreien PDFs finden Sie auf der Seite »Was sind barrierefreie PDF-Dokumente?« auf der axes4-Website.

Falls Ihr Dokument bei einer solchen Prüfung technische Fehler aufweist, müssen diese korrigiert werden. Am einfachsten ist es, diese Fehler im Ursprungsdokument zu korrigieren. Ist das aufgrund von fehlenden Werkzeugen oder Unzulänglichkeiten der Apps nicht möglich, bietet axes4 weitere Anwendungen, mit denen das möglich ist. Im Falle eines PDFs handelt es sich dabei um axesPDF.

Sowohl axesPDF sowie der PAC sind derzeit nur für Windows erhältlich. Falls Sie auf einem Apple-Computer arbeiten, können Sie diese Apps mithilfe einer virtuellen Maschine, auf der Windows läuft, installieren und nutzen.

Es gibt auch Dinge, die manuell geprüft oder korrigiert werden müssen. Wie zum Beispiel der richtige Lesefluss oder ausreichende Kontrastverhältnisse zwischen Schrift- und Hintergrundfarbe.

Sollten Sie Hilfe beim Erstellen von barrierefreien Dokumenten aus InDesign benötigen, können Sie mich gerne dahingehend kontaktieren.

Praxisleitfaden

Vieles, das Sie in diesem Artikel erfahren haben, ist noch detaillierter im Buch »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« von Klaas Posselt und Dirk Frölich beschrieben. Darin erfahren Sie alle notwendigen technischen und gesetzlichen Voraussetzungen für barrierefrei richtiges Publizieren.

Beitragsfoto: Bild von Stephan Joseph auf Pixabay

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Zur Ruhe gesetzt

Nicht nur Dan Margulis ging in Pension, auch die Entwicklung des Plugins (Picture Postcard Workflow Panel) wurde mit 1. September 2024 endgültig eingestellt. Es gibt noch eine Troubleshooting-Seite, um Nutzerinnen und Nutzern eine letzte Ressource bieten zu können.

Leider funktionieren die Plugins auch nicht nativ auf neuen Apple-Silicon-Rechnern. Ich wollte aber unbedingt die praktischen großen Bedienfelder nutzen und nicht die Anzeige im Eigenschaftenbedienfeld.

Native Alternative

Nach mehreren Suchanfragen im Internet bin ich auf ein Plugin von Ian Barber gestoßen, das genau dieses Verhalten zu Verfügung stellt. Es kann für eine bereits angelegte Einstellungsebene ein großes Dialogfeld öffnen.

Das Plugin heißt »Big Adjustment Layers« und ermöglicht nicht nur die Anpassungen in einem großen Dialogfenster vorzunehmen, sondern hat auch Knöpfe, um die wichtigsten Einstellungsebenen mit einem Klick anzulegen.

So können Sie nun effizient neue Einstellungsebenen anlegen und diese editieren.

Müssen Sie in Photoshop auch Dateien mit »Anschnitt« anlegen? Lesen Sie meinen Beitrag dazu, wie Sie das mit einer Photshop-Aktion beschleunigen können,

Der Beitrag Große Dialogfenster in Photoshop erschien zuerst auf René Andritsch.

InDesign unterstützt schon seit langer Zeit die sogenannte GREP-Suche sowie GREP-Stile. Falls Sie sich fragen, was GREP überhaupt ist, werden Sie erfreut sein, welche Möglichkeiten InDesign Ihnen hier zur Bearbeitung von Dokumenten bietet.

GREP an sich bedeutet »Global Regular Expression Print«. Dabei handelt es sich ursprünglich um ein UNIX-Tool, das die Suche nach bestimmten Code-Mustern erlaubt. Viele Texteditoren bieten heute in ihrer Suchen-/Ersetzen-Funktion dieses Werkzeug an – so auch InDesign.

Auszeichnung und Silbentrennung

Hier beginnt es nun interessant zu werden. Sie können sich anhand von Platzhaltern (beliebige Zeichen, beliebige Ziffern) und einer Kombination aus zusätzlichen GREP-Befehlen verschiedenste Dinge einer »Art« in einem Dokument suchen lassen. Im konkreten Fall hier: Internet- (URLs) und E-Mail-Adressen.

Wenn Sie an einem Dokument arbeiten, in dem viele solcher Adressen vorkommen, möchten Sie diese vielleicht besonders auszeichnen: kursiv, farbig oder unterstrichen etc. Noch wichtiger ist bei diesen Adressen, dass sie keiner Silbentrennung unterliegen. Denn eine URL an der falschen Stelle zu trennen, führt sie unweigerliche auf eine Fehlerseite (404 – Seite nicht gefunden). Das erreichen Sie am einfachsten, wenn Sie dieser Adresse ein Zeichenformat mit der Spracheinstellung »Keine Sprache« zuweisen.

Tobias Wantzen hat dazu einen sehr interessanten und ausführlichen Blog-Eintrag geschrieben.

Die Frage ist nun, wie finden Sie eine beliebige Internet-Adresse? Da kommen wir wieder auf den Begriff »Muster« zu sprechen. Solche Adressen enthalten Elemente, die immer wieder (oder auch nicht) vorkommen. Wie zum Beispiel: »www«, »https://«, Punkte, Schrägstriche oder auch Domain-Endungen (.com, .at etc.)

Über die Jahre hinweg habe ich immer wieder an einem GREP-Ausdruck getüftelt, der eine beliebige Internet-Adresse in InDesign aufspüren kann. Dankenswerterweise habe ich dazu von Gregor Fellenz immer wieder sehr hilfreiche Tipps erhalten. Sein Artikel über automatisiertes GREP-Suchen/Ersetzen mit einem von ihm entwickelten Skript sollten Sie unbedingt lesen.

Erst vor nicht allzu langer Zeit war ich auch mit Tobias Wantzen darüber im Austausch und wir haben ein paar sehr nützliche Ergänzungen für einen GREP-Ausdruck gefunden, der nun scheinbar (fast) alle Vorkommen von Internet- und E-Mail-Adressen zuverlässig aufspüren kann:

(http|ftp)?(s?://)?[@a-zA-Z0-9.-]{1,256}\.[a-z]{1,6}\S*[^ \)\}\]!?.,;:\r(")(')]

Wenn Sie den oben angezeigten »Code« in das »Suchen nach:«-Feld (in der Abteilung GREP des Suchen/Ersetzen-Dialogs) einfügen und die Suche starten, sollte InDesign jede beliebige Internet- und E-Mail-Adresse für Sie finden. Es kann sein, dass URLs auch Klammern am Ende nutzen, dann müssten Sie den Ausdruck entsprechend anpassen.

Um nicht jedes Mal aufs Neue diesen langen Ausdruck eingeben zu müssen, können Sie ihn im Suchen/Ersetzen-Dialog speichern.

Noch nützlicher ist es, diesen Ausdruck im Rahmen eines Absatzformates in einen GREP-Stil zu verpacken, um oben erwähnte Auszeichnung und/oder Silbentrennungs-Regel automatisch von InDesign anwenden zu lassen.

Zugegeben sieht der Ausdruck recht kompliziert aus, ist im Grunde aber nur eine Aneinanderreihung einzelner einfacher Abfragen. Mit dem Skript »WhatTheGREP« von Jongware (Theunis de Jong) können Sie direkt in InDesign den Aufbau solcher Ausdrücke sichtbar machen:

Leider ist Herr de Jong 2020 verstorben. Er zählte zu den besten Skript-Entwicklern für InDesign und eine Vielzahl seiner Skripte sind zum Glück auf der Website von Kasyan Servetsky erreichbar.

Wenn Sie tiefer in die Materie der GREP-Suche eintauchen wollen, empfehle ich Ihnen das E-Book von Peter Kahrel – einem weiteren Skript-Veteranen für InDesign: »GREP in InDesign«, das Sie bei CreativePro.com beziehen können.

Jetzt wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Auffinden von Internet- und E-Mail-Adressen! Falls Sie über einen Fall stolpern sollten, der von diesem Ausdruck nicht erkannt wird, lassen Sie es mich wissen. Dann kann ich die GREP-Abfrage entsprechend anpassen. Eine hundertprozentige Trefferquote ist bei der Suche nach Internetadressen schwer zu erreichen, aber damit sind wir schon recht knapp dran.

Einen weiteren Artikel zum Thema GREP finden Sie unter »Wo ist das Zeichenformat« und ein hilfreiches Skript zum gleichzeitigen Blättern von geöffnetes PDF-Dokumenten (ebenfalls von Tobias Wantzen) beschreibe ich im Artikel »Unterschiede in PDFs erkennen«.

Blog-Foto © René Andritsch

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Bringen wir dazu ein wenig Farbe ins Spiel – genauer gesagt in den Dokumentnamen. Beginnen Sie damit, den Dokumentnamen zu ändern. Öffnen Sie dann Ihre Emoji-Übersicht (hier macOS als Beispiel, lesen Sie diesen Windows-Support-Artikel wenn Sie an einem PC arbeiten).

Damit Sie immer schnell Zugriff auf dieses Fenster in der Menüleiste von macOS haben, müssen Sie unter Umständen eine kleine Option in den Systemeinstellungen aktivieren (hier anhand von macOS Ventura 13.6).

Mit der geöffneten Emoji-Übersicht können Sie nun nach einer gewünschten Farbe suchen – in diesem Beispiel die Farbe Blau. Ich entscheide mich für das blaue Rechteck, und füge dieses mit mehrfachem Doppelklick in den Namen ein.

Das sieht im macOS-Finder dann folgendermaßen aus.

Wenn Sie nun in InDesign ein neues Buchdokument anlegen und diese – mit Emojis bestückten – Dokumente hinzufügen, zeigt Ihnen auch InDesign diese Farben an.

Seiten können Sie zur besseren Organisation in einem Dokument im Seitenbedienfeld auch farbig kennzeichnen. Lesen Sie dazu meinen Tipp »Farbcodierung zur Seitenorganisation«.

Der Beitrag Buchdokumente in InDesign farbig kennzeichnen erschien zuerst auf René Andritsch.

Öffnen Sie dazu in Bridge das Menü »Bearbeiten« und wählen Sie »Farbeinstellungen…«.

Danach wählen Sie Ihre gewünschte Option. Sie erkennen, ob alle Programme die selbe Einstellung nutzen, wenn oben im Bereich des Dialogfeldes das Wort »Synchronisiert« aufscheint. 

Beitragsfoto: Farbstiftset von Miguel Á. Padriñán – www.pexels.com

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Was kann das PlugIn?

pdfGoHTML zeigt Ihnen die semantische Struktur Ihres PDF-Dokuments anhand festgelegter Tags. Dazu wird Ihr PDF-Dokument von pdfGoHTML in Ihrem Standard-Browser geöffnet. Für ein barrierefreies Dokument ist es wichtig, diese Tags korrekt zuzuweisen. Damit können assistive Technologien – wie Screen-Reader – Ihren Nutzerinnen und Nutzern den Inhalt korrekt wiedergeben.

Sehen Sie sich folgendes einfache Beispiel an. Es besteht nur aus einem Bild, einer Überschrift, einer Zwischenüberschrift und einem Fließtext, der teilweise auch als Aufzählung angelegt ist.

Wenn Sie keine Maßnahmen zum korrekten Export aus InDesign vornehmen und sich das Dokument mit pdfGoHTML in Acrobat anzeigen lassen, sieht das Ganze unter Umständen so aus:

Hier gibt es in Hinblick auf die Barrierefreiheit mehrere schwere Mängel:

• Tags sind nicht korrekt zugewiesen 
• Semantische Struktur fehlt (kein struktureller Unterschied zwischen Überschriften und Fließtext)
• Listenfunktion in InDesign nicht genutzt
• Alternativtext für das Bild fehlt

Wenn Sie mit barrierefreien Dokumenten arbeiten und sich fragen, worauf alles Sie achten müssen, lege ich Ihnen das Buch »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« von Klaas Posselt und Dirk Frölich ans Herz. Darin erfahren Sie alle notwendigen technischen und gesetzlichen Voraussetzungen für barrierefrei richtiges Publizieren.

Wenn Sie alle Vorkehrungen getroffen haben, um barrierefreie PDFs mit korrekten Tags auszugeben, zeigt Ihnen pdfGoHTML Folgendes an:

Sie sehen den markanten Unterschied in der Dokumentstruktur, obwohl beide Dokumente optisch ident sind. pdfGoHTML zeigt Ihnen sofort die strukturellen Mängel in einer anschaulichen Art und Weise. So kommen Sie diesen Defiziten rasch auf die Spur.

Beitragsfoto: Miguel Á. Padriñán (pexels.com)

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Wie bitte? Sie lesen leider richtig. Die gewohnten Pantone-Bibliotheken werden aus den genannten Programmen in zukünftigen Updates entfernt. Diese Entscheidung fällte Pantone, um ihr eigenes Creative Cloud Add-On »Pantone Connect« zum Einsatz zu bringen.

Die Funktionalität beim Anlegen neuer Farbfelder bleibt gleich, doch Sie haben in diesem Dialogfeld nicht mehr die Möglichkeit, Pantone-Farben auszuwählen.

Das funktioniert in Zukunft über ein Add-On, das Sie bereits vom Adobe Creative Cloud Marktplatz herunterladen können. Es gibt eine freie, funktionseingeschränkten Version, die die Farbsuche enthält. Für Premium-Features wie Umrechnungswerte, Farbanaylse, Extrahierung, Umwandlung und andere ist ein monatliches oder jährliches Abo notwendig. Genauere Informationen finden Sie auf der Pantone-Connect-Website.

Auf der Website von CreativePro gibt es einen ausführlichen Artikel von Jeff Potter, der mehr Hintergrund zu dieser Entscheidung in einem Interview mit Pantone Vice President und General Manager Elley Cheng liefert.

Sobald eine Umsetzung in einem neuen Update stattgefunden hat, melde ich mich zu diesem Thema wieder mit einem Erfahrungsbericht und möglichen Work-Arounds zum Anlegen von Pantone-Farben.

Hinweis: Den aktuellen Status zu Pantone-Farben in Adobe Programmen erfahren Sie auf den Hilfeseiten der jeweiligen Apps. Hier zum Beispiel von Adobe Illustrator.

Beitragsfoto: zivica, pixabay.com

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Kurz davor noch ein paar Worte dazu warum das von Produzenten gewünscht wird. Je nachdem wie Ihre PDFs weiterverarbeitet werden, kann es sein, dass die Programme des ausführenden Unternehmens auf die Schriftinformationen des Designs zugreifen. Wenn diese Schriften nicht auf den jeweiligen Computersystemen installiert sind, werden diese Schriften durch Standardschriften ersetzt. Um sich abzusichern, verlangen Produzenten daher, alle Schriften in Pfade (Outlines) umzuwandeln.

Acrobat DC kommt zur Hilfe

Der schnellste Weg führt über Adobe Acrobat. So müssen Sie keine Tricks in InDesign anwenden und können ihr Ursprungsdokument unberührt lassen. Sobald ihr PDF in Acrobat geöffnet ist, können Sie über das Menü »Datei > Eigenschaften…« (Kurzbefehl STRG/CMD + D) in der Abteilung »Schriften« nachsehen, welche Schriften in Ihrem Dokument vorkommen.

Danach rufen Sie entweder über die Seitenleiste oder den Werkzeuge-Reiter – am schnellsten mit dem Kurzbefehl STRG/CMD + SHIFT + X – das »Preflight-Bedienfeld« auf.

Die passende Voreinstellung finden

Nun stellen Sie ganz oben im Drop-Down-Menü die Einstellung »Starterkit« ein.

Geben Sie im Suchfeld rechts den Begriff »Kurven« ein. So kommen Sie mit einem Schlag zum richtigen Befehl in der langen Liste von Korrektur-Routinen in Acrobat. 

Ein Doppelklick auf den Befehl führt nun die Umwandlung der Schriften in Pfade aus. Sie erhalten eine Bestätigung welche Schriften umgewandelt wurden.

Um sicherzugehen, dass das Dokument nun keine Schriftinformationen mehr enthält, rufen Sie abermals die Dokumenteigenschaften auf (STRG/CMD + D). Das Feld bei »Schriften« sollte nun leer sein. Ab in die Produktion damit.

Zusatz-Tipp: Mein lieber Kollege Rainer Klute hat mich darauf hingewiesen, noch auf die Gefahr aufmerksam zu machen, die besteht, falls Ihr Text mit einer Kontur versehen oder mit Effekten behandelt wurde. Hier kann es bei der Umwandlung zu nicht gewollten Überraschungen führen. Im Zweifelsfall sprechen Sie mit Ihren Produzenten über die beste Vorgehensweise.

Adobe Acrobat kann Ihnen auch in anderen produktionstechnischer Hinsicht behilflich sein. Zum Beispiel beim Vergleichen von PDF-Dokumenten. Lesen Sie dazu meinen Artikel »Unterschiede in PDFs erkennen«.

Post-Foto: Fabian Moll von Unsplash.com

Der Beitrag Schriften zu Outlines konvertieren erschien zuerst auf René Andritsch.

Haben Sie diese Option einmal aktiviert, bleibt diese aktiv und öffnet sich jedes Mal beim Platzieren einer Datei. Das kann lästig sein. Drücken Sie stattdessen beim Platzieren die SHIFT-Taste. Auf diese Weise werden die Importoptionen vorübergehend aufgerufen und Sie genießen dennoch alle damit verbundenen Vorteile (wie zum Beispiel die Auswahl einer bestimmten Seite bei mehrseitigen PDF-Dokumenten).

Der Beitrag InDesign Importoptionen vorübergehend anzeigen erschien zuerst auf René Andritsch.

Ab sofort können in Publisher InDesign IDML-Dateien geöffnet werden. Nach ersten Tests scheint das durchaus gut zu funktionieren. Es ist etwas Nacharbeit notwendig, aber grundsätzlich haben die Entwickler hier ein tolles Feature entwickelt.

Weitere Funktionen in Publisher 1.8 sind:

• Unterstützung für Vorlagen
• Live-Preflight
• Smart Master-Pages
• Ressourcen sammeln
• Trennlinien für Textspalten
• Zusammenführen von Dokumenten
• Vereinheitlichung der Werkzeugleiste unter MacOS Mojave aufwärts

… und noch viele andere Dinge in Kombination mit den Neuerungen von Affinity Photo und Designer. Da Nutzerinnen und Nutzer dank der Studio-Link-Technologie ganz einfach auf diese beiden Programme umschalten können, ohne die Programmumgebung verlassen zu müssen, ergibt das in Summe eine beachtliche Erweiterung der kreativen Werkzeuge.

Genauere Informationen finden Sie auf der Affinity-Website.

So kommen Sie zu Ihrer IDML-Datei

Um InDesign-Dateien im IDML-Format zu speichern, müssen sie lediglich im »Speichern unter…«-Dialog die Option bei Format auf »InDesign CS4 oder höher (IDML)« umstellen.

Sollten Sie viele Dateien in das IDML-Format konvertieren müssen, können Sie auf ein kostenloses InDesign-Skript zurückgreifen, das von Peter Kahrel entwickelt wurde (das Skript kann auch noch in weitere Dateiformate exportieren). 

Auf der Website von redokun finden Sie eine detaillierte Anleitung dazu.

Der Beitrag InDesign-Dateien in Affinity Publisher öffnen erschien zuerst auf René Andritsch.