Warum barrierefreie PDFs?

Abgesehen von der rechtlichen und menschlichen Komponente, Dokumente für jeden gleichwertig zugänglich zu machen, haben barrierefreie Dokumente auch Vorteile für Unternehmen. Wenn Sie versuchen Text aus einem regulären (nicht mit Tags versehenen) PDF zu kopieren und in einer anderen Anwendung einzusetzen, wird Ihnen auffallen, dass jede Zeile aus einem eigenen Absatz besteht. Bei barrierefreien Dokumenten ist Ihr Text jedoch in einem korrekten Textfluss vorhanden. Das wirkt sich auch auf die SEO-Tauglichkeit dieser Dokumente aus, da Inhalte aus barrierefreien Dokumenten besser auffindbar sind.

Ganzheitlicher Ansatz

Bei der Gestaltung von Dokumenten sollte der Aspekt der Barrierefreiheit von Anfang an mitgedacht werden. Es gibt bestimmte Dinge, die zum Erreichen eines barrierefreien PDFs – aus zum Beispiel InDesign – beachtet werden sollten:

• Verwendung von Formaten
• Einsatz von Listen-, und Fußnotenfunktionen
• falls vorhanden, das Erstellen eines generierten Inhaltsverzeichnisses
• korrekte Verwendung von Tabellen
• Eintragung relevanter Dokumentinformationen
• Zuweisung entsprechender Export-Tags
• Hinterlegung von Alternativtexten für Abbildungen

Um ein PDF/UA-konformes Dokument direkt aus InDesign exportieren zu können, hilft Ihnen das Plugin »MadeToTag« der Firma axaio. Manche Tags (wie z. B. das »Caption«-Tag für Bildunterschriften) werden aktuell noch nicht von InDesign unterstützt und müssen in Adobe Acrobat im sogenannten Tag-Baum nachträglich manuell ergänzt werden. Das ist jedoch für einen semantisch korrekten Aufbau notwendig.

Prüfwerkzeuge

Wenn Sie ein PDF mit Tags erstellt haben, können Sie mit dem kostenlosen Plugin pdfGoHTML in Acrobat die Dokumentstruktur anzeigen lassen. Das gibt Ihnen einen guten Aufschluss darüber, ob Sie eine korrekte Semantik in Ihrem PDF erreicht haben. Lesen Sie dazu mehr in meinem Artikel »Tag-Struktur von InDesign-Dokumenten prüfen«.

Adobe Acrobat bietet als ersten Schritt zur Barrierefreiheit Ihres PDF-Dokuments eine Prüfung an, in der spezifische Kriterien unter anderem zum Dokument, dem Seiteninhalt (Tags, Links, etc), Alternativtext, Tabellen, Listen und Überschriften geprüft werden.

Um ein barrierefreies PDF, das auch dem Standard PDF/UA (Universal Accessibility) entspricht, zu erhalten, sollten Sie Ihr PDF mit dem kostenlosen Prüfwerkzeug PAC (PDF Accessibility Checker) von axes4 testen. Mit dem PAC werden die technischen Anforderungen für ein PDF/UA-konformes Dokument überprüft. Ist alles fehlerfrei, können Sie einen Bericht erstellen lassen. Dieser bestätigt, dass es sich um ein PDF/UA-konformes Dokument handelt.

Eine gute Erklärung zu barrierefreien PDFs finden Sie auf der Seite »Was sind barrierefreie PDF-Dokumente?« auf der axes4-Website.

Falls Ihr Dokument bei einer solchen Prüfung technische Fehler aufweist, müssen diese korrigiert werden. Am einfachsten ist es, diese Fehler im Ursprungsdokument zu korrigieren. Ist das aufgrund von fehlenden Werkzeugen oder Unzulänglichkeiten der Apps nicht möglich, bietet axes4 weitere Anwendungen, mit denen das möglich ist. Im Falle eines PDFs handelt es sich dabei um axesPDF.

Sowohl axesPDF sowie der PAC sind derzeit nur für Windows erhältlich. Falls Sie auf einem Apple-Computer arbeiten, können Sie diese Apps mithilfe einer virtuellen Maschine, auf der Windows läuft, installieren und nutzen.

Es gibt auch Dinge, die manuell geprüft oder korrigiert werden müssen. Wie zum Beispiel der richtige Lesefluss oder ausreichende Kontrastverhältnisse zwischen Schrift- und Hintergrundfarbe.

Sollten Sie Hilfe beim Erstellen von barrierefreien Dokumenten aus InDesign benötigen, können Sie mich gerne dahingehend kontaktieren.

Praxisleitfaden

Vieles, das Sie in diesem Artikel erfahren haben, ist noch detaillierter im Buch »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« von Klaas Posselt und Dirk Frölich beschrieben. Darin erfahren Sie alle notwendigen technischen und gesetzlichen Voraussetzungen für barrierefrei richtiges Publizieren.

Beitragsfoto: Bild von Stephan Joseph auf Pixabay

Der Beitrag Barrierefreie PDFs aus InDesign erschien zuerst auf René Andritsch.

So definieren Sie nun Ihre Pantone-Farben in InDesign

Hilfreich ist ein kostenloses Basic-Abo auf der Pantone Connect Website. Damit ermitteln Sie den korrekten Namen Ihrer gewünschten Farbe. Wählen Sie dazu auf der Pantone Connect-Seite zuerst die für das Papier passende Bibliothek aus. Coated für gestrichenes bzw. Uncoated für ungestrichenes Papier.

Ziehen Sie dann Ihren Cursor über ein Farbfeld, um dieses anzuzeigen und machen Sie einen Screenshot dieses Bereichs, den Sie gleich in Ihrer Zwischenablage behalten (auf dem Mac drücken Sie dazu die CTRL-Taste, während Sie den Screenshot machen … für das Vorgehen auf Windows lesen Sie den Artikel auf Digital Citizen).

Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage direkt in Ihr InDesign-Dokument ein und schalten Sie auf das Pipettenwerkzeug um. Klicken Sie mit der Pipette auf den Farbbereich des platzierten Screenshots, um eine Repräsentation des Pantone-Farbtons in die Flächenfarbe zu laden (sollten Sie die Konturfarbe aktiv haben, gehen Sie analog dazu vor).

Ziehen Sie nun die Farbe aus dem oberen Bereich des Farbbedienfeldes nach unten in den Bereich der Farbfelder oder klicken Sie alternativ auf das »Plus-Symbol«. Damit erhalten Sie ein neues Farbfeld.

Für die korrekte Funktionsweise müssen Sie dieses Farbfeld nun in ein Vollton-Farbfeld umwandeln. Mit einem Doppelklick auf das neue Farbfeld öffnet sich der Optionsdialog. Dort ändern Sie den Farbtyp auf Vollton (der Farbmodus spielt in diesem Fall keine Rolle) und geben dem Farbfeld den entsprechenden Namen laut ausgewählter Pantone-Farbe.

Nun haben Sie die gewünschte Pantone-Farbe korrekt in Ihren Farbfeldern als Vollton-Farbe angelegt. Das erkennen Sie auch an dem kleinen quadratischen Symbol mit dem Kreis in der Mitte am rechten Rand des Bedienfeldes.

Nach dem Export eines Druck-PDFs überprüfen Sie mithilfe der Acrobat-Ausgabevorschau, ob die Schmuckfarbe (Volltonfarbe) auch im PDF richtig enthalten ist.

Für eine exakte Farbwiedergabe im Druck empfehle ich Ihnen jedoch die Pantone-Farbe mittels eines Pantone-Fächers auszuwählen. Das Auswählen eines Farbtons über den Bildschirm ist keinesfalls genau und das Druckergebnis wird weder zu Ihrer noch der Zufriedenheit des Auftraggebers ausfallen.

Dieser Artikel ist ein Update zum Artikel »Pantone-Blackout«

Wenn Sie Interesse an einem InDesign Training haben, lesen Sie nähere Informationen auf meiner Trainingsseite.

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Zum Glück bietet Acrobat die Möglichkeit, genau das zu tun. Öffnen Sie dazu die zwei (oder mehrere) Dokumente und gehen Sie ins Anzeige-Menü. Dort finden Sie unter Tools > Daten vergleichen die Option diese Dokumente für den Vergleich zu öffnen.

Dabei können Sie festlegen, welche die neue und welche die ältere Datei ist. Ebenso besteht die Möglichkeit, nur Textpassagen vergleichen zu lassen. Die Einstellungen bieten eine noch größere Auswahl an Vergleichskriterien.

Nachdem Sie den Vergleich gestartet haben, erhalten Sie eine Übersicht über die Unterschiede in den vorliegenden Dokumenten.

Danach können Sie den Detailvergleich der einzelnen Elemente starten und sicherstellen, dass Sie sie in Ihrem Ursprungsdokument auch nicht übersehen.

Nachdem Sie nun Unterschiede in PDFs erkennen, lesen Sie mehr zum Thema PDFs vergleichen die detaillierte Beschreibung auf der Adobe Acrobat Hilfe-Seite. Für einen weiteren Acrobat Tipp wie Sie Text in Outlines konvertieren, lesen sie meinen Blogeintrag »Schriften zu Outlines konvertieren«.

Zusatztipp

Falls Sie gerne zwei PDF optisch vergleichen und dabei immer ein komplettes Ansichtsfenter nutzen möchten, ist das auch möglich. Tobias Wantzen hat ein ausgeklügeltes Skript für Acrobat DC geschrieben, mit dem Sie zwei geöffnete PDF gleichzeitig weiterblättern können.

Wenn Sie infolge zwischen den Dokumenttabs hin- und herwechseln, können Sie Unterschiede rein optisch feststellen.

Gemeinsam mit Tobias Wantzen habe ich auch an einem GREP-Ausdruck gearbeitet, um URLs in InDesign-Texten leicht und automatisch aufspüren zu können. Lesen Sie dazu den Artikel »Internetadressen in InDesign aufspüren«. (Zusatztipp am 11. 11. 2024 hinzugefügt).

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Seit Jänner 2022 bietet die Website PDFX-ready einen Office-PDF-Konverter kostenlos an. Damit lassen sich digitale Druckvorlagen nach dem PDF/X-4-Standard erstellen.

Stephan Jaeggi informiert in seinem aktuellsten »PDF-Aktuell«-Newsletter darüber, dass erst seinen PDFX-ready Office-PDF-Konverter nach Nutzerinnen-Feedback aktualisiert hat.

Die neue Version bietet eine verbesserte Farbkonvertierung für indizierte RGB-Objekte, RGB-Bilder sowie Texte und Vektoren. Sie können das Prüfprofil auf der PDFX-ready-Website kostenlos herunterladen.

Weiters finden Sie dort auch Profile für die Druckdaten-Überprüfung sowie das PDFX-ready Web-PDF-Profil für Online-Publishing.

Wenn Sie alte Projekte neu aufleben lassen müssen und Druck-PDFs vergleichen müssen, lesen Sie dazu meinen Artikel »Unterschiede in PDFs erkennen«.

Beitragsfoto: Magic von anncapictures – www.pixabay.com

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Was kann das PlugIn?

pdfGoHTML zeigt Ihnen die semantische Struktur Ihres PDF-Dokuments anhand festgelegter Tags. Dazu wird Ihr PDF-Dokument von pdfGoHTML in Ihrem Standard-Browser geöffnet. Für ein barrierefreies Dokument ist es wichtig, diese Tags korrekt zuzuweisen. Damit können assistive Technologien – wie Screen-Reader – Ihren Nutzerinnen und Nutzern den Inhalt korrekt wiedergeben.

Sehen Sie sich folgendes einfache Beispiel an. Es besteht nur aus einem Bild, einer Überschrift, einer Zwischenüberschrift und einem Fließtext, der teilweise auch als Aufzählung angelegt ist.

Wenn Sie keine Maßnahmen zum korrekten Export aus InDesign vornehmen und sich das Dokument mit pdfGoHTML in Acrobat anzeigen lassen, sieht das Ganze unter Umständen so aus:

Hier gibt es in Hinblick auf die Barrierefreiheit mehrere schwere Mängel:

• Tags sind nicht korrekt zugewiesen 
• Semantische Struktur fehlt (kein struktureller Unterschied zwischen Überschriften und Fließtext)
• Listenfunktion in InDesign nicht genutzt
• Alternativtext für das Bild fehlt

Wenn Sie mit barrierefreien Dokumenten arbeiten und sich fragen, worauf alles Sie achten müssen, lege ich Ihnen das Buch »Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen« von Klaas Posselt und Dirk Frölich ans Herz. Darin erfahren Sie alle notwendigen technischen und gesetzlichen Voraussetzungen für barrierefrei richtiges Publizieren.

Wenn Sie alle Vorkehrungen getroffen haben, um barrierefreie PDFs mit korrekten Tags auszugeben, zeigt Ihnen pdfGoHTML Folgendes an:

Sie sehen den markanten Unterschied in der Dokumentstruktur, obwohl beide Dokumente optisch ident sind. pdfGoHTML zeigt Ihnen sofort die strukturellen Mängel in einer anschaulichen Art und Weise. So kommen Sie diesen Defiziten rasch auf die Spur.

Beitragsfoto: Miguel Á. Padriñán (pexels.com)

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Kurz davor noch ein paar Worte dazu warum das von Produzenten gewünscht wird. Je nachdem wie Ihre PDFs weiterverarbeitet werden, kann es sein, dass die Programme des ausführenden Unternehmens auf die Schriftinformationen des Designs zugreifen. Wenn diese Schriften nicht auf den jeweiligen Computersystemen installiert sind, werden diese Schriften durch Standardschriften ersetzt. Um sich abzusichern, verlangen Produzenten daher, alle Schriften in Pfade (Outlines) umzuwandeln.

Acrobat DC kommt zur Hilfe

Der schnellste Weg führt über Adobe Acrobat. So müssen Sie keine Tricks in InDesign anwenden und können ihr Ursprungsdokument unberührt lassen. Sobald ihr PDF in Acrobat geöffnet ist, können Sie über das Menü »Datei > Eigenschaften…« (Kurzbefehl STRG/CMD + D) in der Abteilung »Schriften« nachsehen, welche Schriften in Ihrem Dokument vorkommen.

Danach rufen Sie entweder über die Seitenleiste oder den Werkzeuge-Reiter – am schnellsten mit dem Kurzbefehl STRG/CMD + SHIFT + X – das »Preflight-Bedienfeld« auf.

Die passende Voreinstellung finden

Nun stellen Sie ganz oben im Drop-Down-Menü die Einstellung »Starterkit« ein.

Geben Sie im Suchfeld rechts den Begriff »Kurven« ein. So kommen Sie mit einem Schlag zum richtigen Befehl in der langen Liste von Korrektur-Routinen in Acrobat. 

Ein Doppelklick auf den Befehl führt nun die Umwandlung der Schriften in Pfade aus. Sie erhalten eine Bestätigung welche Schriften umgewandelt wurden.

Um sicherzugehen, dass das Dokument nun keine Schriftinformationen mehr enthält, rufen Sie abermals die Dokumenteigenschaften auf (STRG/CMD + D). Das Feld bei »Schriften« sollte nun leer sein. Ab in die Produktion damit.

Zusatz-Tipp: Mein lieber Kollege Rainer Klute hat mich darauf hingewiesen, noch auf die Gefahr aufmerksam zu machen, die besteht, falls Ihr Text mit einer Kontur versehen oder mit Effekten behandelt wurde. Hier kann es bei der Umwandlung zu nicht gewollten Überraschungen führen. Im Zweifelsfall sprechen Sie mit Ihren Produzenten über die beste Vorgehensweise.

Adobe Acrobat kann Ihnen auch in anderen produktionstechnischer Hinsicht behilflich sein. Zum Beispiel beim Vergleichen von PDF-Dokumenten. Lesen Sie dazu meinen Artikel »Unterschiede in PDFs erkennen«.

Post-Foto: Fabian Moll von Unsplash.com

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Natürlich gibt es nach wie vor die fixen Einstellungen wie »Regular«, »Bold« und all die anderen alten Bekannten. Der entsprechende Wert des Variable Fonts lässt sich nach dem Drücken des »Variable Font Widgets« bei den Eingabefeldern neben den Schiebereglern ablesen.

Von wo aus habe ich zugriff auf die Variable Font Features?

In InDesign gibt es drei Orte, von denen aus Sie die »Variable Font Features« einstellen können, sobald sie den Textrahmen oder den Text ausgewählt haben. Das Symbol dafür sind zwei »T« mit einem Schieberegler darunter.

1) Im Steuerungsbedienfeld

2) Im Zeichenbedienfeld

3) Im Eigenschaftenbedienfeld

Achtung bei der Nutzung von Variable Fonts in PDFs

Variable Fonts sind eine willkommene Erweiterung der typografischen Werkzeuge für Gestalterinnen und Gestalter. Ein wichtiges Detail beim Verarbeiten von Variable Fonts ist jedoch, dass diese in einem PDF nicht mehr bearbeitet werden können.

Es ist in keinem Fall empfehlenswert, bei Druckproduktionen etwas in Acrobat an einem Dokument zu ändern. Sollten Sie einmal das Bedürfnis haben, in der Büroumgebung rasch ein falsch geschriebenes Wort oder eine Zahl in Acrobat in einem PDF ändern zu wollen, wird Ihnen das nicht gelingen, falls Variable Fonts benutzt wurden, um das Dokument zu erstellen. Verwenden Sie für Änderungen daher das Ausgangsdokument und generieren Sie das PDF neu.

Dov Isaacs beschreibt dies genauer in einem Adobe-Forum-Beitrag und weist auch darauf hin, dass Variable Fonts auch beim Einsatz fürs Web noch mit Vorsicht zu genießen sind. Herr Isaacs ist davon überzeugt, dass es noch ein paar Jahre dauern wird, bis Variable Fonts vollständig in PDF-Spezifikationen unterstützt werden.

Post-Bild: © Laker, Pexels.com

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